Secretária Executiva
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Home Office
Efetivo/CLT
Somos uma empresa especialista em soluções tecnológicas, consultoria e capacitação para facilitar a jornada de transformação digital no segmento de arquitetura, engenharia e construção. E atuamos no mercado de tecnologia da informação desde 1995, motivados por nossa paixão pela tecnologia, apoiando empresas e profissionais a desenvolver projetos de forma mais inteligente. Vaga presencial. Se identificou com a ff solutions? Confira as atividades a serem desempenhadas neste cargo: Assessoria na execução e apoio a assuntos pessoais. Recepção de visitantes no escritório Atender, selecionar chamadas telefônicas e fazer o direcionamento quando apropriado. Controle de assinaturas em documentos importantes para garantir a evolução dos processos. Elaboração de atas de reuniões para registro e formalização das informações discutidas. Ser o elo entre a ceo e os departamentos da empresa a fim de facilitar a comunicação entre as partes. Gestão da agenda do executivo com o intuito de auxiliar no planejamento de compromissos, reuniões de diretoria e eventos. Lidar e priorizar toda a correspondência de saída ou entrada (e-Mail, cartas, pacotes etc.) Monitorar os materiais de escritório e negociar os termos com os fornecedores para conseguir pedidos mais econômicos. Lidar com documentos confidenciais, garantindo que permaneçam seguros. Preparar notas fiscais ou demonstrativos financeiros e prestar assistência no financeiro para reembolso. Realizar pesquisas de baixa complexidade e preparar apresentações ou relatórios, conforme atribuído. Realizar apresentações para fornecedores, clientes e colaboradores. Organizar viagens nacionais e internacionais, reservas de passagens, hotéis, aluguel de carros, translado, compra e negociação de moedas e despesas diversas a fim de viabilizar as viagens corporativas e pessoais da ceo. Cadastro de novos colaboradores para fornecimento de cartão de entrada e liberação no escritório do escritório e demais dependências para visitantes. Buscamos profissionais que possuam: Ensino superior completo em administração, secretariado e áreas correlatas A partirde experiência Excel intermediário Desejável pós graduação cursando Desejável inglês e espanhol intermediário Boa capacidade de relacionamento, comunicação verbal e escrita, atenção aos detalhes, organização, responsabilidade, ética e resiliência.
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