Coordenador de Eventos
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A combinar
Comissionado
Cada pessoa possui capacidades únicas e por esse motivo um coordenador terá suas particularidades, mas existem diversas características que ajudarão esse profissional a se organizar, em momento nos quais o tempo é exíguo ou decisões têm de ser rapidamente tomadas. A flexibilidade é uma dessas características. é uma qualidade essencial caso você esteja envolvido na organização de um evento, já que nem sempre as coisas ocorrem como planejado, em razão de atrasos e desconformidades de agentes externos, que põem em xeque o plano inicial. Se você é flexível, poderá se focar em resolver essas contingências e seguir adiante com o restante do cronograma. Ser positivo, e facilita as tarefas do coordenador, já que este deverá mediar constantemente o grupo de trabalho, a contratação de produtos e serviços, muitas vezes tendo de aplicar habilidades de negociação para obter um melhor resultado. Ser preciso, metódico e detalhista lhe permitirá planejar tempos e criar as diferentes check lists para os dias do evento, concentrando todas as atividades e responsáveis para cada uma delas. Durante o evento, com tudo isso às claras, a supervisão da organização se mostrará muito mais eficiente. Algumas atividades: Produzir material de divulgação e do evento (folders, folhetos). Atualizar constantemente o banco de dados, convidados e inscritos. Redigir e-mails e cartas: Convites, solicitações de apoio institucional, contato com patrocinadores, respostas a consultas e dúvidas (reforçando essas últimas à medida que nos aproximamos da data do evento). Programar as reuniões do comitê organizador, de potenciais patrocinadores e com possíveis fornecedores. Diagramar o programa do evento. Confeccionar orçamentos e gerenciar o caixa. Estipular deadlines para receber trabalhos ou inscrições. Distribuir material com informações do evento por meio de diferentes canais. Coordenar traslados e transporte. Preparar a lista de potenciais participantes.
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