Vaga de Secretária Executiva

Nformações gerais cargo gestor imediato: Presidência, diretoria e coordenação administrativa área: Departamento administrativo classificação desejável: Cargo estratégico com interface direta com a alta liderança objetivo do cargo responsável por fornecer suporte administrativo e organizacional para a diretoria e liderança administrativa do escritório, garantindo o bom funcionamento e desenvolvimento da organização. Pré-requisitos e experiências obrigatórias experiência comprovada no mínimocomo secretária executiva ou assistente de diretoria domínio do pacote office (principalmente excel) requisitos do cargo formação técnica ou superior em secretariado executivo, administração ou áreas afins diferenciais: Fluência em inglês conhecimento em sistemas de gestão de tarefas (trello, notion, asana, etc) conhecimento básico em otimização de tarefas usando ias pontos de atenção: Discrição e sigilo total com as informações das pessoas e da empresa requisitos “chave” conhecimentos familiaridade com sistemas de gestão de documentos e controle de tarefas habilidades excelente habilidade de comunicação (oral e escrita) capacidade de realizar múltiplas tarefas organização e atenção aos detalhes inteligência emocional e bom senso discrição e proatividade atitudes discrição e confidencialidade no tratamento das informações proatividade na identificação de oportunidades de melhorias valores da empresa – como desempenhar os valores através de atitudes fazer a diferença: Disposição para ir além do esperado amor: Comprometimento com a cultura organizacional melhoria contínua: Proatividade na identificação de melhorias processuais inovação: Busca pela excelência através das ferramentas necessárias lealdade: Dedicação com a organização, confiança e defesa da empresa e colegas influência: ética, integridade profissional,amizade: Empatia e respeito com todos os colaboradores Vale alimentação / vale transporte Responsabilidades e atividades gerenciar agenda dos diretores, marcando e organizando compromissos, reuniões, consultas, exames, viagens, etc recepcionar visitantes, atender e apresentar o espaço receber, conferir e documentos e arquivos (físicos e digitais), sendo responsável pela organização elaborar ofícios, e-mails, comunicados, atas de reuniões, etc agendar reuniões e eventos da empresa organizar ambientes para reuniões e eventos da empresa, realizando cotações de fornecedores, fechando contratações e solicitando os pagamentos no sistema realizar atendimento telefônico ou presencial à clientes, parceiros ou outros indivíduos que entrem em contato com o executivo planejar viagens (todas etapas envolvidas) controle de pagamentos e reembolsos pertinentes ao executivo manusear informações confidenciais com discrição e responsabilidade, manter bancos de dados atualizados gestão do contas a pagar (solicitações e acompanhamento) do executivo (iptu, aluguéis, etc) controle do estoque dos materiais de escritório e solicitação de reposição quando necessário realizar a gestão de contratos com os clientes do coworking (elaboração de contratos, controle de prazos e vigências, gestão de clientes, gestão de customer experience) divulgar as informações relevantes aos colaboradores elaborar relatórios e apresentações