Vaga de Secretária de Diretoria

Secretária (diretoria) américas serviços médicos rio de janeiro Responsabilidades e atribuições Apoio executivo ao diretor geral Gerenciar agenda diretor geral, incluindo compromissos internos, externos, reuniões, eventos e viagens Organizar reuniões, preparar pautas, atas, apresentações e materiais de suporte à tomada de decisão Filtrar, priorizar e demandas recebidas pelo diretor, garantindo fluxo eficiente de informações Atender ligações, e-Mails e correspondências, mantendo postura profissional e sigilo institucional Apoiar no acompanhamento de prazos críticos, indicadores e projetos estratégicos da direção Gestão administrativa Preparar documentos, relatórios, comunicados e ofícios conforme necessidade da diretoria Controlar arquivos físicos e digitais, garantindo padronização e acessibilidade Assessorar na interface entre a diretoria e demais áreas do hospital, promovendo comunicação clara e eficaz Apoiar em atividades protocolares, recepção de autoridades e organização de eventos institucionais Controle documental e regulação hospitalar Organizar, controlar e atualizar toda documentação relacionada às exigências regulatórias do setor da saúde (ex.: vigilância sanitária, cnes, certificações, auditorias, licenças e credenciamentos) Manter repositórios documentais atualizados, garantindo rastreabilidade e cumprimento de prazos regulatórios Auxiliar na preparação de documentos, evidências e dossiês para auditorias internas e externas Monitorar vencimentos, renovações e necessidades de atualização documental Colaborar com áreas técnicas na coleta e envio de informações para órgãos reguladores, acreditações e setores governamentais Conformidade, sigilo e governança Garantir o tratamento confidencial de informações estratégicas da instituição Atuar conforme as normas internas, padrões de acreditação hospitalar e legislações aplicáveis Apoiar iniciativas de melhoria contínua, qualidade e compliance relacionadas à gestão documental. Requisitos e qualificações Ensino superior completa em administração, secretariado executivo, gestão hospitalar ou áreas afins Cursos complementares em gestão documental, compliance ou regulação em saúde serão diferenciais Domínio de pacote office (outlook, word, excel, powerpoint) Facilidade com sistemas de gestão documental e plataformas de regulação hospitalar Excelente redação, comunicação e organização Conhecimento básico das rotinas administrativas e regulatórias da área da saúde (diferencial) Capacidade de elaborar e revisar documentos corporativos.